大阪府堺市、大阪府泉佐野市、大阪府岸和田市、大阪府和泉市でオフィス環境づくりを支援している平善です。

本日は、オフィスのセキュリティーについて少しお話します。

オフィス移転を機にセキュリティを徹底することは、オフィスの形態や規模に関わらず、必須の課題です。

ただし、オフィスによりセキュリティの必要レベルが異なります。

ここでは、基本的なオフィスセキュリティの考えをご紹介します。

1.エントランスのセキュリティ－

多くの会社がエントランスは無人で、内線呼び出し電話が設置されています。このためエントランスは来客間のセキュリティが手薄になりがちです。

例えば、来客が多い企業様で多いケースが、複数人のお客様がエントランスで取引きについての会話をし、それを第三者のお客様が耳にしてしまうというケースや、お客様者同士がコミュニケ―ションを取ってしまうといった場面なども見かけられます。

これは貴社のセキュリティ情報が漏えいする可能性を意味しています。

来客が混み合う会社などは、オフィス環境のマーケティングから始めましょう。

まずはどれくらいの来客があるかを調査し、集中して来客のあるセクションがあれば専用内線電話を用意して待ち時間を解消するなどの対策を立てましょう。

2.認証システムを活用する

認証システムは面倒だとか、忘れると会社に入れないなどの苦情もありますが、各執務室のセキュリティを考えたとき、非常に有効な手段だといえます。

外部から侵入しにくいデザインのオフィスでも、部屋ごとの認証システムを取り入れることをおすすめします。

無人になる時間帯のある会議室などには、外部からの侵入者が隠れている可能もあります。

倉庫や各室への荷物の出入も人と同様にチェックするシステムにするとよいでしょう。

3.パーティションの工夫

最近増えているのが、壁を含めたすべてのパーティションを透明にし、デスクワークやパソコン機器の見える部分のみに目隠しをする方法です。

間仕切りがありながら、執務室がワンフロアのように広く見えること、誰がどこにいるか、どこで会議をしているかがわかりやすくなります。

これは同時に、会社内に侵入者がいないかを常に確認できるというセキュリティ上のメリットにつながります。

4.社内ネットワークへの侵入を防ぐ

社内のネットワーク上にデータを置くことは、今や当たり前になっています。

社外からの侵入を防ぐためのファイアウォールの設置などは当然すべきこととして、内部からの流出リスクにもしっかりと目を向けなければなりません。

部署、役職ごとにアクセスできる範囲を明確にし、ミスによる漏えいなどがないよう社内教育を行う必要があります。

会議室のLANケーブル、無線LANなど、来客がインターネットにつなげられる環境がある場合もあり、社内ネットワーク管理者によるセキュリティ対策、詳細なルール策定が求められます。

5.まとめ

ここで紹介したオフィスのセキュリティは基本的な事ですが、一度見直す事で徹底されていないところや改善を行わなければならない点などが見えてきます。

またオフィス内のシステムが完璧でも、オフィスで働く人の全員がセキュリティに対して注意していないと情報漏えいなどの事故となってしまいます。

オフィスのセキュリティを確保するためには、オフィス自体のセキュリティと働く人の意識の両方が重要です。

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