大阪府堺市、大阪府泉佐野市、大阪府岸和田市、大阪府和泉市でオフィス環境づくりを支援している平善です。

オフィス家具のメーカーであるコクヨには家具や文具の販売以外に

コンサルタント業務に携わっている方がいます。

先日も5Sによる業務効率アップセミナーというものが開催されていました。

工場などでは５ＳやＱＣ活動が盛んですが、オフィスの５Ｓは中々進んでいないですね。

オフィスで取り扱うのは商品や製品ではなく、主に情報です。

情報とは紙の書類と電子データのことですから、情報の５Ｓを考えることが大切です。

情報は作成や修正、一時保管を繰り返しながら活用され、保存され、廃棄されます。

例えばメモ用紙などは、作成された後、処理が終われば保存することなく廃棄されます。

見積書や納品書、請求書は作成された後、一ヶ月ほど保管されて、その後は法定保存期間を経て

廃棄されます。

このように、情報のライフサイクルがきちんと決められているものは良いとしても、

そうでない情報のほうが多く存在しています。

その為、自社で独自にルールを作り情報のライフサイクルを整理してみましょう。

これをするだけで、業務が標準化され、情報共有も進みます。

また情報漏洩などのセキュリティ対策も進みます。

ペーパレス化によって、情報がクラウドに保存されるようになれば、オフィスに縛られること無く、

何処でも働く事が出来るような新しいワークスタイルも導入することが出来るようになるでしょう。

効果を考えると良い事ばかりですが、地味な作業だけに５Ｓは一時的な活動に終わりがちです。

全員が楽しく参加できるように、週１回１０分だけや、作業中はアップテンポなＢＧＭを流すなど

継続できる工夫も必要ですね。

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