大阪府堺市、大阪府泉佐野市、大阪府岸和田市、大阪府和泉市で
オフィス環境づくりを支援している平善です。

感染症対策やテレワークの推進などにより、Web会議システムを活用してオンライン会議を行う

企業が増えています。

オンライン会議は、「業務効率化」や「コミュニケーションの活性化」などの

様々な効果が期待できます。

しかし、オフィスでの会議と環境が異なるため、円滑にオンライン会議をおこなうためには、

「ツールの整備」や「オンライン会議のルール」などが必要になります。

今回はオンライン会議の導入ポイントとメリットをご紹介いたします。

導入ポイント①　オンライン会議に必要なツールを整備する

遠隔地からでも会議に参加するためには、

オンライン会議に適したツールを整備する必要があります。

【オンライン会議に必要なツール】
・ノートPC　・Web会議システム　・ヘッドセット
・webカメラ　・スピーカーフォン　・LEDライト　　など

導入ポイント②　オンライン会議の進行役を決める

オンライン会議では、複数の参加者が同時に話すと音声が聞き取りづらくなります。

このような不具合を防ぐために会議の進行役を事前に決めましょう。

アジェンダの進行や発言者の指定など、進行役がいることでオンライン会議が円滑に進みます。

導入ポイント③　オンライン会議のルールを決める

オンライン会議は現地での会議と環境が異なるため、オンライン会議のルールを決めましょう。

【おすすめのオンライン会議ルール】

①発言しない時はミュートにする
オンライン会議ではマイクが周囲の音声も拾ってしまいます。
会議の内容が聞き取りづらくなり、スムーズに会議が進行できなくなることがあります。
対策として、発言者以外のマイクをミュートにしておきましょう。

②オンライン会議システムに早めに入室する
時間ぴったりの入室では、機材トラブルによって入室が遅れてしまうことがあります。
場合によっては、時間通りに会議を始めることができないことがあります。
参加者は数分前からオンライン会議に入室することをルールにしましょう。

③質問する時は名指しする
参加者の自主的な発言を募る形式では、同時に話し始めると混乱を引き起こすことがあります。
オンライン会議では、進行役が1人1人に質問や意見を求めるルールにしましょう。

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