オフィスの環境改善を行わずに長年使い続けると、こんな問題が出てきます。
●デスが無秩序に並び、通路や動線が狭くて複雑。
●書類や資料が各デスクに山積みで整理されていない。
●部署の位置関係が非効率で、頻繁な移動が発生。
●会議や打ち合わせが各デスクの周辺で行われ、集中が妨げられる。
●ゾーニングが明確でなく、休憩スペースが不足している。
今回はレイアウトとゾーニングについて解説します。
オフィスが使いにくくなる原因の解説
【レイアウトに関する原因】
- 動線の乱れによる作業効率低下
- 業務内容や部署間の関連性が変化したにもかかわらず、昔のままのレイアウトを維持している場合、必要な設備や資料を取りに行く動線が非効率になります。頻繁な移動や遠回りが増え、生産性低下につながります。
- 収納不足や無駄なスペース
- 書類や備品が増加するにつれ、適切な収納スペースが確保されず書類が机上や床に溢れたり、逆に使われない空きスペースが放置されることがあります。これがスペースの効率的活用を阻害します。
【ゾーニングに関する原因】
- 部署や業務内容にそぐわないゾーニング
- 業務内容やプロジェクトが変化した場合、従来のゾーン区分が合わなくなります。コミュニケーションが必要な部署が離れていたり、静かな環境が求められる業務が騒がしいゾーンに置かれたりすると作業に支障をきたします。
- 共有スペースと執務エリアの区分不明瞭
- 会議スペースや打ち合わせスペースが十分に確保されていない場合、各自のデスク周りで簡易的な打ち合わせが頻繁に発生します。これにより集中力が妨げられ、本来の業務に集中できなくなります。
改善するための５つのポイントと詳細解説
①【動線を考慮したゾーニングの見直し】
- 業務の内容や作業プロセスを分析し、頻繁に連携する部署や設備が近くになるように再配置します。
- 資料や備品、複合機などの共用設備も動線上に配置することで、無駄な移動時間を削減できます。
②【収納スペースの確保と整理整頓】
- 書庫や棚を適切な位置に十分確保し、収納ルールを設定することで整理整頓を促します。
- デスク周りの収納を個人用に最適化し、共用資料の置き場は部署ごとに集約すると効率的です。
③【業務特性に応じたゾーンの明確化】
- 業務特性を「集中作業」「コミュニケーション活発」「静粛な作業」などに分類し、それに合わせたゾーン設計を行います。
- 例えば、集中作業が必要な部署は静かなエリアに配置し、営業などの活発なコミュニケーションが多い部署は共用スペースの近くに設定します。
④【多目的スペース・フリーアドレスの導入】
- 固定席にこだわらず、状況に応じて使える多目的スペースを設置し、フリーアドレス形式を部分的に導入します。
- フリーアドレスの導入により、柔軟なレイアウト変更が可能になり、チーム編成や業務変動に迅速に対応できます。
⑤【定期的なレイアウト見直しとルール作り】
- 一度変更したレイアウトが永久的に最適とは限らないため、定期的に業務内容とゾーニングの適合性を検証し、必要に応じて修正を加えます。
- レイアウト変更に関する定期ミーティングを開催し、従業員からのフィードバックを取り入れることで改善を継続できます。
以上のポイントを実施することで、使いにくくなったオフィスを業務に最適な環境に再構築することができます。
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